Оптимизация бизнес-процессов = корректировка бизнес-процессов с целью повышения их эффективности за счет сокращения расходов на исполнение бизнес-процессов, времени, повышения качества исполнения бизнес-процессов. Как правило, в качестве конечного результата ставится задача сокращения операционных расходов, что даже при неизменной величине объема продаж влечет за собой увеличение доходности бизнеса.
Мы предложим Вам конкретные, эффективные и обоснованные решения по оптимизации бизнес-процессов в Вашей компании.
Основные этапы работы:
Этапы:
Предварительная постановка задачи: проходит как вводное совещание с руководством компании или инициаторов проекта для формирования по его итогам уточненного технического задания. В документе будут отражены:
- цели и задачи проекта;
- ограничения по решению данных задач;
- форма представления результата;
- методика и состав работ;
- состав запрашиваемой консультантом информации;
- формы получения данной информации (интервью, внутренние регламентирующие документы, анкеты и т.д.);
- график выполнения работ с отражением сроков достижения промежуточных и основных результатов.
Создание рабочей группы: в рабочую группу включаются сотрудники со стороны консультантов и необходимые специалисты с Вашей стороны. Сотрудники рабочей группы с Вашей стороны необходимы для предоставления информации о компании, участии в обсуждении предоставленных документов и для осуществления предварительной приемки результатов работы консультантов.
- консультанты производят описание основных компетенций компании и включенных в проект подразделений, а также текущей ситуации в этих подразделениях;
- консультанты формируют запросы на предоставление внутренних регламентирующих документов, в том числе описание организационно-штатной структуры, основных бизнес-процессов, описания функционала сотрудников, должностных инструкций (в том виде, в котором эти документы существуют) и т.д.;
- консультанты определяют и согласовывают перечень специалистов, от которых необходимо получить дополнительную информацию, после чего проводят анкетирование или интервьюирование сотрудников компании (методика определяется заранее и согласовывается с Вами),; анкетирование проводится по специально разработанной для этих целей анкете, интервьюирование — по заранее разработанному и согласованному гайду (сценарию интервью), возможны индивидуальные и групповые интервью (триады, диады, фокус-группы).
Таким образом, в рамках данного этапа предполагается выполнение следующих работ:
- Описание бизнес-процессов в графическом и/или текстовом формате на уровне подразделений и должностей;
- Описание основных функциональных обязанностей сотрудников на уровне подразделений и должностей;
- Анализ организационной структуры компании и номинальных принципов распределения функционала и зон ответственности отдельных сотрудников.
- анализ бизнес-процессов AS IS;
- выявление узких мест в организации бизнес-процессов;
- поиск и согласование решений по оптимизации бизнес-процессов;
- разработка предложений по улучшению существующей системы менеджмента.
Разработка схем и карт оптимизированных бизнес-процессов. В рамках данного этапа осуществляется:
- выявление узких мест в организации бизнес-процессов,;
- поиск и согласование решений по оптимизации бизнес-процессов;
- разработка схем и карт оптимизированных бизнес-процессов.
При необходимости наши специалисты осуществят внедрение оптимизированных бизнес-процессов и проведут обучение персонала. Перед внедрением новой системы работы необходимо провести ее тестирование на предмет выявления узких мест и неучтенных моментов. Для этого составляется план внедрения и тестирования, проводится обучение сотрудников, а также на регулярной основе производится мониторинг получаемого эффекта.
Возможные последующие этапы:
- Разработка ТЗ для автоматизации процессов (при необходимости);
Разработка и внедрение KPI (критериев эффективности и результативности);
- Разработка и внедрение системы мотивации;
Разработка регламентов, положений, инструкций и других внутренних нормативных документов;
Разработка и мониторинг выполнения корректирующих и предупреждающих мероприятий.
Стоимость и отчетность:
Стоимость проекта по оптимизации бизнес-процессов зависит от:
- численности персонала;
- количества структурных подразделений;
- сложности и разнообразности бизнес-процессов;
- спектра задач бизнес-аналитиков;
- состава отчетности по результатам проекта.